HelloHQ Erfahrungen: So gut ist das CRM Tool von HQLabs

Eine CRM-Software kann wahre Wunder bewirken. Gerade dann, wenn es deine Anforderungen unterstützt und dir damit einiges an Arbeit abnimmt. Durch solche Tools werden Prozesse geschaffen und optimiert.

Diese Prozese ermöglichen dir und deinen Mitarbeitern mehr in derselben Zeit zu schaffen, weil beispielsweise Kundendaten zentralisiert und für alle zugänglich sind, ohne lange suchen zu müssen.

Sie helfen bei der Ressourcenplanung und im Projektmanagement, Angebotserstellung und Rechnungsstellung sowie im Controlling. Genau das sollte HelloHQ ermöglichen. Doch, wie gut ist es? Und ist es für dich geeignet? In diesen HelloHQ Erfahrungen findest du evtl. die Antwort darauf.

Was ist Hello HQ?

helloHQ ist eine hochmoderne Agentursoftware, speziell für das Management von Projekten konzipiert. Als cloud-basierte Komplettlösung schafft sie Klarheit und Struktur im täglichen Ablauf einer Agentur.

helloHQ bietet eine zentrale Übersicht aller Geschäftsprozesse – von der ersten Interaktion mit dem Kunden bis hin zur finalen Rechnungsstellung.

Die benutzerfreundliche Gestaltung und vielseitige Anpassbarkeit stehen im Mittelpunkt von helloHQ. Zu den wichtigsten Funktionen gehören unter anderem Zeiterfassung, CRM, Projekt- und Ressourcenmanagement, Belegführung, Kostenkontrolle und finanzielle Planung. Ständige Optimierungen erhöhen die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz des Tools.

helloHQ entspricht der DSGVO und nutzt zertifizierte Server in Europa für das Hosting.

HelloHQ Funktionen & Features – Eine perfekte Agentursoftware?

Im Agenturalltag benötigt man eine gute Agentursoftware für das Projektgeschäft, sodass der Agenturprozess bestens abgebildet werden kann. Schnittstellen, Aufgabenmanagement, Projektplanung und einiges mehr, gehören da ebenfalls dazu.

Klar, alles sollte so transparent, detailliert und übersichtlich wie möglich im Dashboard dargestellt werden, um möglichst einfach und schnell alle notwendigen Informationen zu finden.

Und daher schauen wir uns die einzelnen Funktionen näher an.

Einfache Konfiguration

hellohq zeichnet sich durch umfangreiche Anpassungs- und Konfigurationsmöglichkeiten aus, die über Standardanwendungen hinausgehen. Ob es um Projektabwicklungen oder Standardreportings geht, jeder Schritt im Prozess lässt sich individuell einrichten.

Die komplette Systemkonfiguration umfasst beispielsweise die Anpassung von Prozessen, Datenfeldern und Dokumenten. Dies ermöglicht es, vertraute Abläufe, ohne die Notwendigkeit zur Programmierung zu integrieren.

Auf diese Weise kann hellohq flexibel an die spezifischen Bedürfnisse deiner Agentur angepasst werden, und nicht umgekehrt.

Integrierte Zeiterfassung

Im HQ kannst du Zeiten mühelos mittels Stoppuhr aufzeichnen oder als Reportings verbuchen. Dank der iOS- und Android-App ist die Zeiterfassung auch mobil möglich.

Durch eine exklusive Kooperation mit timeBro ist es zudem realisierbar, Arbeitszeiten automatisch aufzeichnen zu lassen. Das HQ ermöglicht eine klare Auswertung der aufgezeichneten Zeiten und erleichtert die Abrechnung, indem Verrechnungssätze hinterlegt werden können.

Die präzise Erfassung von Zeit und Kosten hilft dir, den aktuellen Stand der Projektbudgets immer genau im Auge zu behalten.

Ressourcenplanung

Im hellohq laufen alle Aspekte der Ressourcenplanung wie Projektpläne, Urlaube, Arbeitszeiten, Feiertage und Fortschrittsstände zentral zusammen. Die grafische Anzeige der aktuellen Auslastung ermöglicht es dir, freie Kapazitäten und Engstellen auf einen Blick zu identifizieren.

In der Benutzerverwaltung kannst du individuelle Verfügbarkeiten und Arbeitszeitmodelle für einzelne User spezifizieren. Zusätzlich bietet hellohq eine umfassende Urlaubsplanung, einschließlich Antragsstellung und einen integrierten Feiertagskalender.

Damit hast du eine gute Übersicht und alle Informationen an einem zentralen Ort, sodass du deine Ressourcen besser verwalten kannst.

Integration wichtiger Agentur-Tools

hellohq integriert sich nahtlos in den Agenturalltag und ist oft nicht das einzige Tool im Einsatz. Dank vielfältiger Standard-Integrationen lässt sich hellohq einfach und effizient mit anderen gängigen Tools verknüpfen.

Zum Beispiel ermöglicht die Integration mit Microsoft Exchange die Synchronisation von Terminen, Aufgaben und Kontakten. Mittels der DATEV-Schnittstelle können Daten aus hellohq direkt in die Buchhaltungssoftware übertragen werden.

Auch das Ticketing kann durch die Integration mit JIRA in hellohq eingebunden werden. Neben den zahlreichen vorhandenen Schnittstellen bietet hellohq zusätzliche Erweiterungsoptionen.

Die offene REST-API erlaubt es, weitere Systeme individuell anzubinden und eigene Entwicklungen zu realisieren.

Umfassendes Controlling

Agiles arbeiten mit den Kanban-Boards

In hellohq können Projekte nicht nur in traditionellen Gantt-Charts, sondern auch auf modernen Kanban-Boards visualisiert werden. Bei der Kanban-Darstellung erscheinen Projektaufgaben als Karten, die nach dem jeweiligen Status sortiert sind.

Du kannst die Aufgaben bequem per Drag-and-Drop bewegen und ihnen so einen neuen Status zuordnen. Es besteht zudem die Möglichkeit, eigene Spalten im Board zu erstellen und dadurch neue Aufgabenstatus zu definieren.

Das Kanban-Board ist sowohl für einzelne Projekte als auch für eine übergreifende Gesamtsicht aller Aufgaben verfügbar.

So siehst du auch, wann der Lead den ersten Kundenkontakt von eurer Seite hatte. Aufgaben lassen sich bequem anlegen, die Navigation durch das Projekt ist einfach und du hast alle Infos zu einem Projekt.

Historie, Veränderungen und mehr, all das siehst du ebenfalls in der Software.

Der Überblick in der Software hilft dir, den Aufwand und zu reduzieren und ist damit sehr hilfreich, um dich auf dein Angebot und Kerngeschäft zu konzentrieren, statt lange alle Informationen zu suchen.

Flexibles Rechtemanagement

hellohq erlaubt eine präzise Nachbildung der Organisationsstruktur, sowohl auf Unternehmens- als auch auf Projektebene.

Speziell definierte Benutzergruppen gewährleisten, dass jeder Mitarbeiter Zugang zu den für ihn relevanten Informationen erhält – dies reicht vom Marketing-Team bis hin zum Controller. Projektspezifische Rollen ermöglichen flexible Anpassungen der Zugriffsrechte für einzelne Projekte.

Auch das Dashboard von hellohq ist individuell konfigurierbar, sodass jedes Teammitglied alle wichtigen Infos an einem zentralen Ort einsehen kann. Das Rechtemanagement in hellohq bietet zudem sichere Möglichkeiten, Externe einzubinden.

Kunden, Freelancer und Partner können so direkt in hellohq-Projekte integriert werden. Das kann z.B. zu einer Verbesserung in der Kommunikation und weniger E-Mails beitragen.

HelloHQ Preise – Kostenlos testen ist möglich

Bei den Preisen ist es ganz einfach gestrickt. Es gibt drei Preistarife, aus denen du wählen kannst. Das “Team” Paket ist für Teams ab 3 Personen gedacht. Hier gibt es keine Grundgebühr und pro Nutzer bezahlst du je 30 Euro pro User.

Die Funktionen sind hierbei jedoch etwas beschränkt. Du hast zwar alle Funktionen von HelloHQ, aber sowas wie eigene Datenbankabfragen, automatischer Rechnungslauf, Subsysteme, etc. sind nur ab dem “Pro”-Tarif enthalten.

Diese Funktionen können deinen Umsatz steigern, weil noch mehr Zeit eingespart wird. Das Paket ist für Teams ab 5 Personen gedacht und hat eine Grundgebühr von 160 Euro im Monat sowie 27 Euro Gebühr pro Nutzer pro Monat.

Die “Enterprise” Version hat eine Grundgebühr von 600 Euro im Monat und kostet pro User nochmals 21 Euro monatlich. Auf den telefonischen Support hast du beim Pro und Enterprise Paket Zugriff.

Du kannst deine eigenen HelloHQ Erfahrungen machen und es kostenlos testen.

HelloHQ Alternativen: Weitere Software

HelloHQ ist die modernste Agentursoftware, so wird es von bestimmten Seiten behauptet. Klar, wenn über 700 Agenturen die CRM-Software nutzen, ist es schon nicht schlecht.

HelloHQ ist eine Agentursoftware und kein klassisches CRM-Tool. Und trotzdem hat es CRM-Funktionen. Aus diesem Grund gibt es auch einige verschiedene HelloHQ Alternativen. Hier findest du die HelloHQ Alternativen auf einem Blick: